Een last-minute afspraak annuleren via DentAdmin

In dit artikel lees je hoe je een aangemaakte, nog niet ingenomen last-minute afspraak correct kan annuleren vanuit DentAdmin.

⚠️Aandachtspunten

• Deze werkwijze is van toepassing voor praktijken met én zonder actieve synchronisatie tussen TurnUp World en hun DentAdmin-omgeving.

• Een last-minute afspraak annuleren vanuit DentAdmin is enkel mogelijk wanneer het TurnUp-team vooraf de communicatiematrix heeft ingesteld in DentAdmin. Dit zijn vier commando's die je vanuit DentAdmin kan gebruiken om:

  • Patiënt toevoegen aan de wachtlijst
  • Patiënt verwijderen van de wachtlijst
  • Last-minute afspraak aanmaken
  • Last-minute afspraak annuleren

📝Stappenplan

Stap 1: Controleer of de last-minute afspraak nog niet is ingenomen

⚠️ Dit is een cruciale stap.
Als een patiënt de last-minute afspraak al heeft bevestigd en je annuleert deze alsnog, wordt de patiënt hiervan niet automatisch op de hoogte gebracht en kan er verwarring ontstaan.

Controleer daarom altijd eerst of de last-minute afspraak nog open staat. Je kan dit op twee manieren nagaan:

• Via de mailbox van de praktijk
  Wanneer een patiënt een last-minute afspraak bevestigt, ontvangt de balie een bevestigingsmail.

  Heb je deze e-mail niet ontvangen, dan is de kans groot dat de last-minute nog niet is ingenomen.

• Via de TurnUp-applicatie
  Ga naar de module Last-Minutes in TurnUp.

  Staat de afspraak op Open? Dan heeft nog niemand deze ingenomen en kan je de last-minute veilig annuleren.

  Staat ze op Ingenomen? Dan mag je deze niet annuleren via DentAdmin zonder de patiënt te verwittigen.

  

Stap 2: Last-minute annuleren in DentAdmin

Heb je gecontroleerd dat de last-minute afspraak nog niet is ingenomen? Dan kan je deze annuleren:

1. Klik met de rechtermuisknop op de aangemaakte last-minute afspraak in DentAdmin

2. Ga naar Favorieten en sneltemplates

3. Klik op Annuleren last-minute
   
   

Wat zijn de gevolgen?

• De last-minute afspraak verplaatst zich in TurnUp van Open naar Geannuleerd

• Patiënten die nog op de uitnodiging klikken, zien dat de last-minute niet langer beschikbaar is