Een last-minute afspraak aanmaken vanuit DentAdmin

Dit artikel legt stap voor stap uit hoe je dit correct aanpakt en wat er gebeurt na de inname van een last-minute afspraak.

⚠️Aandachtspunten

Deze werkwijze is van toepassing voor praktijken met én zonder actieve synchronisatie tussen TurnUp World en hun DentAdmin-omgeving.
Een last-minute afspraak aanmaken vanuit DentAdmin is enkel mogelijk wanneer het TurnUp-team vooraf de communicatiematrix heeft ingesteld in DentAdmin. Dit zijn vier commando's die je vanuit DentAdmin kan gebruiken om:
- Patiënt toevoegen aan de wachtlijst
- Patiënt verwijderen van de wachtlijst
- Last-minute afspraak aanmaken
- Last-minute afspraak annuleren

📝Stappenplan

Stap 1: Maak een patiëntenafspraak aan

Maak eerst een nieuwe afspraak aan in DentAdmin.

Patiënt: gebruik de fictieve patiënt “TurnUp”, die vooraf werd aangemaakt door het TurnUp-team.
Duur: zorg dat de duur van de afspraak correct is. Dit is het tijdslot dat TurnUp zal proberen in te vullen.
Behandelaar: selecteer de juiste behandelaar. Dit moet een behandelaar zijn met een actieve TurnUp-licentie.
Label/klacht: optioneel
Sla de afspraak op

👉 De afspraak met patiënt TurnUp verschijnt nu in de agenda tussen de andere afspraken.
Dit is een placeholder-afspraak. In deze stap worden nog geen patiënten uitgenodigd.

Stap 2: Last-minute aanmaken en uitnodigingen uitsturen

Klik met de rechtermuisknop op de zojuist aangemaakte afspraak
Ga naar Favorieten en sneltemplates
Klik op Aanmaken last-minute

De balie ontvangt een bevestiging via mail met de boodschap dat de last-minute succesvol is aangemaakt.

👉 TurnUp doorloopt nu automatisch de wachtlijst en bepaalt welke patiënten worden uitgenodigd op basis van:

de duur
de behandelaar
eventuele extra filters

📩 Wat gebeurt er na de inname van een last-minute?

Zodra een patiënt de last-minute afspraak bevestigt:

De balie ontvangt een e-mail met de gegevens van de patiënt
De patiënt ontvangt een bevestigingsmail.
De last-minute verplaatst zich in de module Last-Minutes in TurnUp van "Open" naar "Ingenomen".

📅 Afspraak correct plaatsen in DentAdmin

Ga naar de bestaande afspraak van de patiënt in DentAdmin
Pas daar het nieuwe tijdstip van de last-minute afspraak toe
De afspraak staat nu correct ingepland in de agenda naast de placeholder afspraak met patiënt TurnUp (aangemaakt in stap 1).
Optioneel: de afspraak met patiënt TurnUp (aangemaakt in stap 1) mag je verwijderen uit de agenda. ⚠️ Annuleer deze afspraak niet.

📊 Opvolging van last-minutes

De status van je last-minute afspraken kan je op elk moment opvolgen in de module Last-Minutes binnen de TurnUp-applicatie.