Hoe zorg ik voor een optimale wachtlijst en verhoog ik mijn succesratio van last-minutes?

Hieronder vind je de belangrijkste optimalisatietips.

🎯 1. Zorg voor voldoende variatie in behandelingen en duurtijden

Een kwalitatieve wachtlijst bevat voldoende spreiding in:

• Type behandeling

• Duurtijd van afspraken

Variatie is cruciaal.

👉 Heb je bijvoorbeeld enkel afspraken van 45 minuten op je wachtlijst en maak je een last-minute van 30 minuten, dan zal deze nooit matchen en dus niet ingevuld raken.

Hoe beter de spreiding in duurtijden, hoe groter de kans dat een vrijgekomen tijdslot effectief aansluit bij patiënten op de wachtlijst.

📊 2. Zorg voor voldoende volume per behandelaar

Voor een goede werking adviseert TurnUp:

• Minstens 50 afspraken per behandelaar op de wachtlijst

Waarom is dit belangrijk? TurnUp nodigt bij een last-minute telkens tot 20 patiënten uit (indien beschikbaar).

Heeft een behandelaar bijvoorbeeld slechts 5 afspraken op de wachtlijst die ook nog eens moeten matchen met de juiste duurtijd en de juiste behandeling, dan worden telkens dezelfde 5 patiënten opnieuw uitgenodigd.

Dit verlaagt de kans op succes en kan leiden tot lagere respons.

👉 Voldoende kwantiteit verhoogt je conversie.

📈 3. Raadpleeg regelmatig “Inzichten > Wachtlijst”

Via Inzichten > Wachtlijst zie je meteen:

• Welke behandelaars onvoldoende afspraken hebben

• Waar aanvulling nodig is

Is de wachtlijst te beperkt?
Dan worden steeds dezelfde patiënten uitgenodigd, wat kan leiden tot “meldingsmoeheid” en een lagere succesratio.

🚀 4. Gebruik de functie “Waitlist Invitation”

Deze functie is enkel beschikbaar voor praktijken met een actieve synchronisatie tussen hun PMS en TurnUp.

Met Waitlist Invitation worden patiënten met een toekomstige afspraak automatisch uitgenodigd om zich op de wachtlijst te plaatsen.

Je stelt zelf in:

• Voor welke behandeling

• Hoeveel tijd vóór de afspraak de uitnodiging wordt verstuurd

Dit zorgt voor:

• Organische groei van je wachtlijst

• Patiënten die effectief interesse hebben in vervroeging

• Hogere respons op last-minutes

• Minder manueel werk aan de balie

Deze automatische instroom verhoogt zowel de kwaliteit als de kwantiteit van je wachtlijst.

Meer over het instellen van deze functie lees je hier.

🔄 5. Houd je wachtlijst up-to-date

Een verouderde wachtlijst verlaagt automatisch je succesratio.

Belangrijk om te weten:

• Afspraken die plaatsvinden verdwijnen automatisch van de wachtlijst

• Niet-relevante afspraken kan je manueel verwijderen

• Patiënten kunnen zichzelf uitschrijven via TurnUp-communicatie

Je kan ook gebruikmaken van de functie “Wachtlijst opschonen”:

• TurnUp stuurt automatisch een e-mail naar alle wachtlijstpatiënten

• Zij geven aan of ze nog interesse hebben

• Enkel geïnteresseerde patiënten blijven actief

Zo blijft je lijst actueel en kwalitatief. Meer informatie over deze functie vind je hier.

 

🎯 Waarom is dit cruciaal voor je succesratio?

Een kwalitatieve wachtlijst zorgt voor:

• Hogere respons op last-minute uitnodigingen

• Betere benutting van je agenda

• Minder manuele opvolging

Een beperkte of slecht onderhouden wachtlijst verlaagt automatisch je conversie.

 

✅ Wat is een gezonde wachtlijst?

Een optimale wachtlijst:

• Bevat voldoende volume per behandelaar

• Heeft voldoende variatie in type en duurtijd

• Bestaat uit actieve, geïnteresseerde patiënten

• Wordt regelmatig opgeschoond

• Groeit automatisch via Waitlist Invitation